Cara Agensi Kerajaan Malaysia Membeli Lesen ChatGPT atau Gemini

← Semua panduan

Oleh Hanny Ramzy · Ketua Pegawai Strategi, Web Impian Sdn. Bhd.

Panduan ini ialah terjemahan daripada versi bahasa Inggeris yang disemak oleh Hanny Ramzy pada 8 Oktober 2026. Versi asal disediakan dengan bantuan AI berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan (PK) 2.1, 2.6, 2.9, 2.10 dan 2.21, SPA Bil. 2/2021 v2.0 dan garis panduan GPAISA daripada Jabatan Digital Negara (JDN).

Pengarah tuan/puan mahu guna ChatGPT atau Gemini. Vendor menjual dalam USD dengan kad kredit, tetapi agensi tuan/puan membeli melalui ePerolehan dengan Pesanan Kerajaan. Panduan ini menunjukkan kaedah perolehan mengikut nilai, peraturan cloud dan data, masa peruntukan, dokumen pembekal dan harga vendor pada 8 Oktober 2026.

Ini ialah panduan umum, bukan nasihat undang-undang. Sahkan setiap langkah dengan unit kewangan dan unit perolehan tuan/puan sebelum tuan/puan membuat komitmen perbelanjaan.

Langkah 1: Kira nilai setahun & sebulan dalam Ringgit

Kaedah perolehan bergantung pada nilai untuk satu tahun, bagi setiap jenis item atau setiap kontrak (PK 2.1, perenggan 2.1). Kira semua pengguna dan tempoh penuh. Kira juga nilai sebulan, untuk peruntukan dan untuk bil bulanan. Kaedah perolehan hanya menggunakan nilai setahun. Minta sebut harga dalam Ringgit, termasuk cukai, daripada pembekal sebelum tuan/puan memilih kaedah. Had untuk bekalan dan perkhidmatan ini terpakai sejak 1 Oktober 2024:

Pembelian terus: sehingga RM50,000

PK 2.10 menetapkan peraturan ini untuk pembelian terus:

• Sehingga RM20,000 setahun, agensi boleh membeli daripada mana-mana pembekal, sama ada berdaftar dengan Kementerian Kewangan (MOF) atau tidak.
• Lebih RM20,000 hingga RM50,000, pembekal mesti berdaftar dengan MOF.
• Jika boleh, dapatkan 3 tawaran harga daripada pembekal tempatan yang berdaftar dengan MOF.
• Keluarkan Pesanan Kerajaan atau Surat Setuju Terima.
• Jangan pecahkan satu pembelian kepada bahagian yang lebih kecil supaya nilainya kekal di bawah had sebut harga (perenggan 1.1).

Sebut harga: RM50,000 hingga RM500,000

PK 2.9 (dipinda 1 Jun 2025) menetapkan peraturan ini untuk sebut harga:

• RM50,000 hingga RM100,000: pembekal Bumiputera tempatan yang berdaftar dengan MOF di negeri itu boleh membuat tawaran. Jika pembekal tidak mencukupi, agensi boleh mempelawa pembekal dari negeri berhampiran atau negeri bersempadan (perenggan 1.4).
• Lebih RM100,000 hingga RM500,000: pembekal tempatan yang berdaftar dengan MOF boleh membuat tawaran. Taraf Bumiputera tidak diperlukan.
• Tempoh notis sebut harga ialah sekurang-kurangnya 7 hari.
• Jawatankuasa Sebut Harga menilai tawaran dalam 1 atau 2 peringkat.
• Laksanakan keseluruhan proses sebut harga secara dalam talian melalui ePerolehan (perenggan 2.1(ii)).
• Pembekal mesti ada Kod Bidang MOF untuk item itu (perenggan 2.1(iii)).
• Tawaran sah untuk tempoh maksimum 90 hari. Agensi tidak boleh melanjutkannya (perenggan 8.1 dan 8.2).
• Bon pelaksanaan ialah 2.5% daripada nilai kontrak untuk RM200,000 hingga RM500,000, dan 5% untuk nilai melebihi RM500,000.

Perubahan untuk 2026

PK 2.21 terpakai dari 1 Januari hingga 31 Disember 2026. Had dalam jadual di atas kekal sama (perenggan 4.3). Yang naik hanyalah had untuk kerja. Ini ialah peraturan jika tuan/puan mahu memecahkan satu pembelian besar kepada pesanan yang lebih kecil:

• Dibenarkan: pecahkan pembelian melebihi RM50,000 kepada beberapa pakej sebut harga yang lebih kecil, sebagai ganti satu tender (perenggan 3.1 dan 4.1).
• Tidak dibenarkan: pecahkan pembelian kepada pesanan bernilai RM50,000 atau kurang, untuk menggunakan pembelian terus atau untuk mengelak sebut harga atau tender (PK 2.21 perenggan 3.1 dan PK 2.10).

Parlimen meluluskan Akta Perolehan Kerajaan 2025 pada tahun 2025. Pada Mei 2026, Akta itu belum ada tarikh mula berkuat kuasa yang diwartakan, dan Pekeliling Perbendaharaan terus terpakai sehingga Akta itu berkuat kuasa. Semak ppp.treasury.gov.my sebelum tuan/puan menulis kertas kerja.

Langkah 2: Semak peraturan cloud sebelum memilih pembekal

ChatGPT, Gemini dan Claude ialah software as a service (SaaS), iaitu perkhidmatan cloud. Oleh itu, PK 2.6, iaitu pekeliling perolehan cloud, terpakai. Pekeliling ini bermula pada 15 April 2022, dan Perbendaharaan melanjutkannya pada 1 Julai 2026. Agensi membuat perolehan cloud melalui JDN Cloud Framework Agreement (CFA), untuk IaaS, PaaS dan SaaS. Panel semasa berterusan sehingga 30 Jun 2027: AWS dengan Radmik, Microsoft dengan Enfrasys, Google Cloud dengan Awantec, dan TM dengan Cloud Connect.

Kaedah CFA ada langkah-langkah ini:

• Cari perkhidmatan itu dalam katalog MyGovCloud@CFA di mygovcloudcfa.jdn.gov.my.
• Sehingga RM50,000, beli terus daripada penyedia perkhidmatan terurus (MSP) dalam panel (perenggan 6.1).
• Melebihi RM50,000, buat sebut harga dalam kalangan MSP dalam panel (perenggan 6.1).
• Jika katalog tidak ada perkhidmatan itu, dapatkan kelulusan pengecualian CFA daripada JDN (perenggan 3.2). Kemudian, ikut peraturan biasa.

Perenggan 5.3.1(d) menyatakan bahawa SaaS yang tidak dibekalkan oleh penyedia panel mengikut peraturan biasa dalam PK 2.10 dan PK 2.9. ChatGPT dan Claude bukan produk daripada empat penyedia panel itu, jadi kaedah ini mungkin terpakai untuk kedua-duanya. Kami belum mengesahkan cara JDN mengendalikan pengecualian bagi setiap produk. Semak dengan unit ICT tuan/puan atau JDN sebelum tuan/puan bermula.

Gemini berbeza. Gemini disertakan dalam pelan Google Workspace Business, dan Google Cloud ialah penyedia panel. Pada 8 Oktober 2026, kami tidak dapat mengesahkan sama ada katalog CFA ada Google Workspace. Semak katalog itu dahulu. Jika Google Workspace ada dalam katalog, agensi persekutuan mungkin perlu membelinya melalui MSP dalam panel.

Dua lagi dokumen mungkin terpakai. PKPA Bil. 1/2021, iaitu dasar cloud sektor awam, mengutamakan cloud (cloud-first), dan langganan cloud memerlukan kelulusan JDN dengan merujuk kepada CFA. Garis panduan GPAISA daripada JDN juga merujuk kepada SPA Bil. 7/2024, yang mewajibkan kelulusan teknikal untuk projek ICT. Kerajaan negeri dan pihak berkuasa tempatan (PBT) hanya mengikut PK 2.6 jika mereka menerima pakainya (perenggan 12). Jika tuan/puan bertugas di agensi negeri atau PBT, semak juga pekeliling negeri tuan/puan.

Langkah 3: Kelaskan data & tetapkan terma kontrak

SPA Bil. 2/2021 versi 2.0 ialah garis panduan keselamatan CGSO untuk cloud. JDN membentangkan versi pindaan kepada pegawai pada 21 Julai 2026. Garis panduan ini menetapkan had berikut:

• Jangan letak rahsia rasmi dalam cloud awam. Hanya cloud yang dibina dan diluluskan oleh kerajaan dibenarkan (Arahan Keselamatan perenggan 139).
• Simpan data terperingkat di bawah bidang kuasa undang-undang Malaysia.
• Kelaskan data sebelum tuan/puan memilih perkhidmatan.
• Jangan letak data sensitif yang disenaraikan dalam cloud awam yang menyimpan data di luar negara (Perkara 9.1.7, Lampiran 2).

Oleh itu, lesen AI adalah untuk kerja terbuka dan dalaman: draf, surat, ringkasan dokumen awam, nota mesyuarat dan terjemahan. Lesen AI bukan untuk fail terperingkat. Tulis peraturan itu dalam garis panduan penggunaan agensi tuan/puan sebelum log masuk yang pertama.

Garis panduan yang sama menyenaraikan terma kontrak. Minta terma ini dalam tawaran pembekal:

• Data dimiliki oleh kerajaan sahaja.
• Penyedia tidak menyalin, mengubah, memadam atau mengakses data tanpa kebenaran agensi.
• Kerajaan ada hak untuk membuat audit.
• Perjanjian tahap perkhidmatan (SLA) dengan penalti kewangan.
• Indemniti daripada penyedia.
• Pelan keluar.
• Nasihat undang-undang tentang akses data oleh undang-undang asing.

Kami tidak menemui peraturan kerajaan yang menyatakan “data agensi tidak boleh digunakan untuk melatih model”. Terma pemilikan data dan terma tiada akses ialah asas rasmi yang paling hampir. Pelan perniagaan vendor utama menyatakan bahawa mereka tidak melatih model dengan data pelanggan perniagaan. Itu hanya kenyataan vendor, jadi dapatkan kenyataan itu secara bertulis dan lampirkan pada kertas kerja tuan/puan.

Garis panduan GPAISA daripada JDN (Garis Panduan Pengadaptasian Kecerdasan Buatan (AI) Sektor Awam, dilancarkan pada 27 Februari 2025) memberi 7 prinsip etika, termasuk privasi dan keselamatan. Garis panduan ini merujuk kepada Akta Rahsia Rasmi 1972 dan PDPA. Penilaian kendirinya bertanya sama ada vendor pihak ketiga mematuhi piawaian privasi dan keselamatan serta menjalani audit. Garis panduan ini tidak ada senarai semak pembekal untuk AI generatif, jadi guna terma kontrak SPA sebagai senarai semak tuan/puan.

Akaun kerja, bukan akaun peribadi

Ramai pegawai guna akaun ChatGPT atau Gemini percuma dengan e-mel peribadi. Itu ialah risiko data yang paling besar dalam panduan ini. Akaun peribadi tertakluk kepada terma pengguna individu vendor, bukan kepada kontrak agensi. Agensi tidak ada admin console untuk akaun itu, dan tidak dapat melihat, mengeksport atau memadam data di dalamnya. Apabila pegawai itu berhenti, chat dan fail turut pergi bersama akaun itu.

Beri setiap pegawai akaun kerja di bawah pelan agensi. Pelan perniagaan memberi admin console, kawalan pengguna dan terma data perniagaan vendor. Untuk Gemini, akaun kerja ialah akaun Google Workspace agensi. Panduan kami tentang Gemini untuk kerja menunjukkan perkara yang dilindunginya.

Masa peruntukan: had 31 Disember

Arahan Perbendaharaan 56(a) menyatakan bahawa peruntukan yang tidak dibelanjakan luput pada akhir tahun kewangan. Pada tahun baru, agensi hanya boleh membayar untuk bekalan yang diterima atau perkhidmatan yang siap sebelum atau pada 31 Disember. AP 99(e)(i) menambah bahawa setiap baucar bayaran mesti memperakui bahawa bekalan atau perkhidmatan itu sudah lengkap.

Perbendaharaan tidak ada peraturan khusus untuk SaaS yang dibayar terlebih dahulu. Oleh itu, perkara di bawah ialah perkara untuk disemak dengan unit kewangan tuan/puan, bukan peraturan:

• Lesen 12 bulan yang bermula dan tamat dalam tahun yang sama sesuai dengan satu peruntukan. Ini ialah pelan yang paling mudah.
• Lesen yang berterusan selepas 31 Disember perlu diurus dengan teliti, kerana agensi membayar sebelum vendor membekalkan keseluruhan perkhidmatan.
• Bil bulanan menghasilkan 12 baucar bayaran setahun. Bil tahunan menghasilkan satu sahaja.
• Untuk kontrak 2 tahun atau lebih, PK 2.9 mengira bon pelaksanaan berdasarkan nilai setahun.

Dokumen yang perlu diminta daripada pembekal

Untuk sebut harga, PK 2.9 menyenaraikan dokumen ini:

• Salinan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat (Sijil MOF), dan Sijil Taraf Bumiputera jika julat nilai memerlukannya.
• Salinan sijil pengilang, jika pembekal ialah pengilang.
• Borang Sebut Harga dan Borang Maklumat Penyebut Harga yang lengkap dan ditandatangani.
• Kenyataan pematuhan spesifikasi, dan katalog jika berkaitan.

Borang sebut harga menyatakan “Harga yang ditawarkan adalah harga bersih”. Oleh itu, minta harga muktamad dalam Ringgit, dengan cukai ditunjukkan. Untuk pembelian terus melebihi RM20,000, PK 2.10 hanya meminta bukti pendaftaran MOF. Sesetengah agensi juga meminta dokumen SSM, sijil pematuhan cukai LHDN dan surat daripada prinsipal vendor. Pekeliling tidak menyenaraikan dokumen ini, jadi agensi tuan/puan yang membuat keputusan.

Harga lesen pada 8 Oktober 2026

Kebanyakan vendor menunjukkan harga dalam USD. Setiap page vendor yang menunjukkan baris cukai menyatakan bahawa harga tidak termasuk cukai. Ini ialah harga pada page vendor pada 8 Oktober 2026:

Produk	Harga vendor	Nota
ChatGPT Business (OpenAI)	USD 25 setiap pengguna sebulan, atau USD 20 setiap pengguna sebulan untuk bil tahunan	Harga tahunan untuk 2 pengguna atau lebih
Claude Team (Anthropic)	USD 25 setiap pengguna sebulan, atau USD 20 setiap pengguna sebulan untuk bil tahunan	2 hingga 150 lesen. Harga tidak termasuk cukai
Microsoft 365 Copilot Business	USD 18 setiap pengguna sebulan untuk bil tahunan (harga promosi, harga biasa USD 21), atau USD 25.20 untuk bil bulanan	Perlukan pelan Microsoft 365 yang layak. Sehingga 300 pengguna. Harga tidak termasuk cukai
Canva Business	RM420 setiap pengguna setahun	Bil tahunan. Satu-satunya harga dalam Ringgit yang kami lihat
Gemini	Disertakan dalam pelan Google Workspace Business	Gemini dalam Docs, Sheets dan Meet memerlukan Business Standard atau pelan yang lebih tinggi

Vendor menukar harga tanpa notis. Semak page vendor sekali lagi pada hari tuan/puan menulis kertas kerja, dan minta sebut harga dalam Ringgit daripada pembekal, dengan kadar pertukaran dan cukai ditunjukkan. Dalam sebut harga kami, setiap lesen AI dikenakan pada harga vendor. Kerja sokongan dan pengurusan kami ialah baris yang berasingan, supaya jawatankuasa tuan/puan dapat melihat kedua-dua jumlah itu. Harga dalam Ringgit bagi setiap pelan Google Workspace ada di page Gemini for business kami.

Peranan Web Impian

Web Impian Sdn. Bhd. berdaftar dengan Kementerian Kewangan dengan nombor 357-0002304403 dan bertaraf Bumiputera, sah sehingga 7 April 2028. Untuk lesen perisian, Kod Bidang kami ialah 210103 (perisian, termasuk pakej sedia guna) dan 210109 (pajakan dan sewaan perkakasan dan perisian). Kami bukan penyedia panel CFA, dan kami tidak mendakwa ada perkongsian dengan mana-mana vendor AI. Kami letak Google Workspace dengan Gemini, lesen AI dan sokongan dalam satu sebut harga dalam Ringgit, bersama dokumen MOF dan SSM untuk fail tuan/puan. Page lesen AI untuk sektor awam kami ada butiran pakej, dan page sektor awam kami ada senarai penuh Kod Bidang.

Senarai semak sebelum menghantar permintaan sebut harga

Buat langkah-langkah ini mengikut urutan. Tandakan setiap langkah apabila sudah selesai:

Cara kami menulis panduan ini

Kami menyediakan panduan ini dengan bantuan AI berdasarkan teks rasmi berikut:

• PK 2.1 (1 Oktober 2024), PK 2.6 (pindaan 28 Ogos 2026), PK 2.9 (dipinda 1 Jun 2025), PK 2.10 (29 November 2022) dan PK 2.21 (2026), daripada portal Pekeliling Perbendaharaan.
• Arahan Perbendaharaan 2023.
• Slaid JDN tentang SPA Bil. 2/2021 versi 2.0 (21 Julai 2026).
• Siaran media GPAISA daripada JDN (27 Februari 2025).

Harga vendor diambil daripada page vendor pada 8 Oktober 2026: ChatGPT, Claude, Microsoft 365 Copilot dan Canva. Jika kami tidak dapat mengesahkan sesuatu perkara dalam sumber rasmi, teks ini menyatakannya.

Langkah seterusnya

Jika tuan/puan sudah tahu bilangan pengguna, WhatsApp kami. Kami akan mengira saiz pesanan dan melampirkan dokumen MOF. Sahkan kaedah perolehan dengan unit kewangan dan unit perolehan tuan/puan sebelum tuan/puan menghantar apa-apa.

Hanny RamzyHanny Ramzy menguruskan Office Niaga di Web Impian Sdn. Bhd. (SSM 920163-H), Kota Bharu, Malaysia. Beliau membantu syarikat dan agensi beralih ke Google Workspace dan e-mel perniagaan, dengan bil dalam Ringgit dan sokongan tempatan.Facebook